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企業檔案工作
數字檔案館建設成果助力國網抗疫

2019年末,國家電網公司數字檔案館順利通過國家檔案局組織的企業數字檔案館試點驗收。公司數字檔案館嚴格遵循《企業數字檔案館(室)建設指南》相關要求,結合電網企業工作實際,實現了協同辦公系統的電子公文、經濟法律系統電子合同的在線歸檔,打通了單軌制歸檔通道。數字檔案館的建設,為公司移動辦公和移動數字檔案應用打下了堅實基礎。這些成果,在本次疫情防控中起到重要支撐作用。

一是順利推廣移動辦公。基于企業數字檔案館試點成果,公司實現了電子公文、經濟法律合同等材料的在線歸檔,且按照單套制管理要求,對各類電子文件和元數據進行了規范,基本具備了單套制管理基礎。在本次疫情防控中,為了確保各地尤其是疫情嚴重地區的職工基本辦公條件,公司迅速加快了移動辦公的落地應用,而電子公文單套制歸檔正是移動辦公的重要前提條件。

二是實現了移動式檔案應用。公司大力推廣移動辦公應用,對重點崗位、重點人員進行了全覆蓋,支持手機、PAD等常用終端,搭建了公文、督辦、檔案等部分功能應用。公司研發了移動數字檔案館應用,支持符合條件的檔案目錄和電子原文的快速利用。據不完全統計,1月20日至2月12日,全網共計利用各類電子檔案46376份次,其中湖北省公司范圍內為1283份次,浙江省公司范圍內為3489份次,查閱內容集中在電網建設項目、重要客戶、突發事件應急處置等方面。在本次疫情防控過程中,一線工作人員可以直接進行電子檔案的快速利用,既提高了工作效率,也減少了利用人員和檔案人員的交叉感染風險;檔案人員可以利用移動數字檔案館,進行檔案信息的著錄、檢查等日常工作,且可以在線審批檔案利用信息,支撐了疫情防控期間的檔案工作遠程辦公。

三是通過微信端探索了全天候便捷收集歸檔。根據國家檔案局總體部署,公司辦公室及時印發了建立疫情防控專題檔案的通知,并詳細規定了歸檔范圍與保管期限表?;?/span>“國網檔案”微信公眾號,公司快速開發了用于疫情防控專題檔案收集的微信小程序,實現和公司數字檔案館的數據互通,支持疫情防控一線工作人員在現場進行資料、照片、視頻、實物等檔案目錄和原文信息的快速錄入與上傳,檔案人員可以在線進行鑒定審核,進一步提高了疫情防控專題檔案相關文件材料收集的便捷性。目前,微信小程序已經在部分單位開始試用,收集了300余張照片。

國家電網公司  供稿

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